مقدمه

از آنجا که امروزه اکثر نامه‌­ها از طریق ایمیل ارسال می‌شوند، مهم است که نحوه نوشتن نامه‌ به زبان انگلیسی و به طور حرفه‌ای را بدانید که گیرنده از شما و شرکت شما تأثیر مثبت بگیرد. استفاده از قالب صحیح هنگام ارسال نامه از طریق پست از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، زیرا می‌خواهید نامه در یک صفحه جا شود و به راحتی قابل خواندن باشد و زیبا به نظر برسد. با پیروی از مراحل مناسب، می‌توانید به راحتی نامه‌ای تأثیرگذار بنویسید که روابطی حرفه‌ای ایجاد کند, آن‌ها را پرورش دهد و یا سبب فروش شود.همچنین، نوشتن یک نامه به زبان انگلیسی که درست و صحیح باشد، تا حد زیادی توانایی شما را در مهارت نوشتن نشان می‌دهد که این می‌تواند سبب اعتماد مخاطب به شما شود. در این مقاله، ما در مورد اهمیت دانستن نامه نویسی، گام­‌های نوشتن یک نامه و یک مثال برای کمک به نوشتن نامه‌­ی خودتان صحبت می‌کنیم.

چرا دانستن نحوه نوشتن نامه‌ به زبان انگلیسی مهم است؟

امروزه نامه­‌های پرینت شده معمولاً برای ارتباطات حرفه‌ای یا تجاری ارائه می‌شوند، به همین دلیل مهم است که بدانید چگونه نامه را برای اهداف کاری بنویسید. اگر به جای ایمیل قصد ارسال یک نسخه نامه پرینت شده به گیرنده دارید، نوشتن صحیح نامه به زبان انگلیسی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می‌باشد.

قوانین لازم برای نوشتن نامه‌ به زبان انگلیسی

این‌ها قوانین کلی هستند که برای نوشتن نامه‌ به زبان انگلیسی باید رعایت کنید:

1. نوع مناسب کاغذ را انتخاب کنید.
2. از قالب بندی مناسب استفاده کنید.
3. بین فرم block و indented انتخاب کنید.
4. آدرس­‌ها و تاریخ را بنویسید.
5. شامل یک greeting/salutation باشد.
6. body نامه خود را بنویسید.
7. از عبارات تعارفی برای تمام کردن نامه­‌ی خود استفاده کنید.
8. اطلاعات اضافی را لیست کنید.

1. نوع مناسب کاغذ را انتخاب کنید

نامه شما باید تایپ شده و روی کاغذ سفید استاندارد چاپ شود. بسته به شرایط، مانند ارسال توصیه‌نامه یا نامه‌­ی همراه با رزومه ممکن است بخواهید آن را روی یک resume paper زیبا چاپ کنید. اگر در شرکت خود نامه تجاری ارسال می‌کنید، ممکن است بخواهید نامه را روی سربرگ شرکت چاپ کنید.

2. از قالب بندی مناسب استفاده کنید

در مرحله بعد، باید فونت مناسب را انتخاب کنید. از فونت­‌هایی استفاده کنید که ظاهر آن‌ها ساده و به راحتی قابل خواندن هستند. چند نمونه از فونت‌­های حرفه‌­ای که مناسب ننوشتن نامه‌ به زبان انگلیسی هستند، عبارتند از:

• Times New Roman
• Roboto
• Arial
• Calibri
• Georgia
• Open Sans
• Helvetica

از یک فونت سایز بین 10 تا 12 استفاده کنید تا به راحتی خوانده شود.

3. بین فرم block و indented انتخاب کنید

در حالی که سبک­‌های مختلف قالب بندی وجود دارند، به طور کلی، شما می‌توانید بین فرمت block و indented یکی را انتخاب کنید. در قالب block تمام عناصر و بخش‌ها با سمت چپ صفحه تراز شده‌اند. جمله اول هر پاراگراف بدون فاصله است.

قالب indented سبکی است که اغلب برای اسناد و مدارک معمولی استفاده می‌شود. با فرمت indented، خط اول هر پاراگراف را یک اینچ با سمت چپ صفحه فاصله می‌­دهید. اگر از قالب indented استفاده می‌کنید، آدرس و تاریخ خود را با سمت راست صفحه تراز کنید.

در حالی که فرم block اغلب راحت تر خوانده می‌شود و از آن بیشتر استفاده می­‌شود، قالب indented مقداری جذابیت بصری اضافه می‌کند. هر دو فرم برای نامه­‌های رسمی قابل قبول است.

4. آدرس‌­ها و تاریخ را بنویسید

آدرس فرستنده، آدرس گیرنده و تاریخ، اولین اطلاعات برای نوشتن نامه‌ به زبان انگلیسی هستند. آدرس و اطلاعات تماس خود را در بالا وارد می‌کنید، یک خط را رد می‌کنید، سپس تاریخ را می‌­نویسید، خط دیگری را رد می‌کنید و بعد از آن آدرس گیرنده را می‌­نویسید.

اگر قالب indented را انتخاب کرده‌اید، آدرس و تاریخ خود را در گوشه بالا سمت راست قرار داده و سپس آدرس گیرنده را با سمت چپ صفحه موازی می‌­کنید. اگر قالب block را انتخاب کرده‌اید، همه آدرس‌­ها را با سمت چپ صفحه موازی می‌­کنید.

5. شامل یک greeting/salutation باشد

اگر می‌دانید برای چه کسی نامه می­‌نویسید، ساده ترین و اغلب مناسب ترین سلام فقط “[ نام گیرنده+Dear]” است. اگر شخص را خوب نمی‌شناسید یا رابطه رسمی با او­ دارید، از عنوان و نام خانوادگی او استفاده کنید. اگر در حال نوشتن نامه‌ای به شخصی در داخل یک شرکت هستید، اما نام او را نمی‌دانید، کمی تحقیق کنید تا آن را پیدا کنید. اگر عنوان آن شخص را می‌دانید، اغلب می‌توانید نام آن‌ها را در LinkedIn پیدا کنید. همچنین می‌توانید بوسیله تماس گرفتن با آن شرکت نام کسی که در آن موقیعت هست را بپرسید.

اگر نتوانستید اطلاعات را بیابید یا در حال نوشتن نامه‌ای هستید که به یک شخص خاص ارسال نمی­‌شود، از عبارت “To Whom It May Concern” استفاده کنید. می‌توانید Greeting را با دو نقطه یا ویرگول دنبال کنید.

6- بدنه‌ی نامه خود را بنویسید

اگر نامه‌ای با فرم block دارید، سمت چپ هر پاراگراف را با سمت چپ صفحه موازی ­کنید، و یک خط خالی بین پاراگراف­‌ها بگذارید که خواندن آن آسان تر شود. برای فرم indented، باید خط اول هر پاراگراف را یک اینچ با سمت چپ صفحه فاصله دهید.

نامه خود را مستقیم و دقیق نگه دارید و توجه کنید که کل نامه بیش از یک صفحه نباشد. در حالی که خوب است با یک احوال پرسی کوتاه مثل “I hope this letter finds you well” شروع کنید، باید سریع به دلیل نوشتن نامه بپردازید. برای مثال می‌توانید با تایپ کردن “I’m writing in regards to…” این کار را انجام دهید.

تا جایی که ممکن است از جملات معلوم در سراسر متن نامه استفاده کنید. پاراگراف پایانی باید هدف نامه شما را مجدداً بیان کند و درخواست اقدامات بعدی را داشته باشد. نامه را با یک جمله دلپذیر دیگر به پایان برسانید، مانند:

Thank you for your time and consideration.

 یا

Please let me know if you’d like to discuss in detail over the phone.

7. از عبارات تعارفی برای تمام کردن نامه‌­ی خود استفاده کنید

اگر در حال نوشتن به شخصی هستید که رابطه رسمی با او دارید یا او را خوب نمی‌شناسید، ممکن است بخواهید از “sincerely,” برای بستن نامه‌­ی خود استفاده کنید. گزینه­‌های دیگر عبارتند از “best wishes“، “kindest regards” یا “best.”.

“Yours truly” نیز گزینه دیگری است که باید در نظر بگیرید.

8. اطلاعات اضافی را فهرست کنید

در برخی موارد، ممکن است بخواهید اطلاعات اضافی را زیر greeting قرار دهید. شما می­‌خواهید این موارد را در هر خط لیست کنید. برخی از اطلاعات اضافی احتمالی می‌­توانند شامل موارد زیر باشد:

• نامه‌های جداگانه: این کار به گیرنده اطلاع می‌دهد که انتظار پیام­‌های دیگری از شما داشته باشد و اینکه آن‌­ها چه خواهند بود.
• ضمیمه‌ها: این به گیرنده این پیام را می‌رساند که شما اسناد دیگری را در نامه قرار داده‌اید. می‌توانید تعداد اسناد اضافی را در پرانتز برای مرجع آسان قرار دهید.
• نسخه‌های مردمی: این به گیرنده می‌گوید که شما کپی این نامه را برای افراد دیگر نیز ارسال کرده‌اید. شما می‌توانید این را با نوشتن “CC” یا “Copies to” با نام سایر گیرندگان نشان دهید.

انواع نامه به زبان انگلیسی

به طور کلی دو نوع نامه وجود دارند:

• نامه­‌های رسمی: این نامه‌­ها عموماً برای اهداف تجاری یا برای نوشتن به افرادی که به خوبی آن‌ها را نمی‌­شناسید استفاده می‌شوند. نامه­‌های رسمی دارای قوانین ساختار و پروتکل هستند.
• نامه­‌های غیر رسمی: این­‌ها انواع نامه‌هایی هستند که معمولاً برای یک دوست یا یکی از اعضای خانواده ارسال می‌کنید.

 مثال

این یک مثال از نامه‌­های کاری است که می‌توانید از آن برای نوشتن نامه‌­های خود کمک بگیرید. فرمت این نامه block هست:

Harrison Buckley
Sales Director
Northridge Marketing Agency
333 Northridge
Hampton, VA
(333) 111-4444

September 14, 2021

John Watson
Office Manager
MadDog Entertainment
230 W Pembroke Ave
Hampton, VA

,Dear Mr. Watson

I hope this letter finds you well. I’m writing in regards to a recent request that you made for more information about our marketing services, for one of your new TV shows. I am the sales director at Northridge Marketing Agency and I believe our services could be a good fit for your company.

We offer the most up-to-date marketing services and serve companies and organizations of any size. Ultimately, our goal is to find and target potential audiences and get them interested in your show. We understand that marketing is a top priority for companies today, which is why we have the best specialists in the business to help achieve your marketing goals.

If you would like more information about what we have to offer, please don’t hesitate to contact me directly at (333) 111-4444. Thank you for your time and consideration.

Sincerely,

Harrison Buckley
Sales Director